fbpx

כך הפך ניהול דירות נופש לתהליך אוטומטי שהכפיל את הכנסות החברה

undraw_house_searching_n8mp

אנשים חושבים שניהול דירות נופש באתרים כמו Airbnb ו-Booking.com זו דרך פשוטה למדי להשיג הכנסה קבועה בלי יותר מדי מאמץ, אבל אם תשאלו את שי ארליכמן, הבעלים של חברת Wiser  שמתמחה בהשכרת נכסים לטווח קצר, רוב האנשים לא באמת מבינים מה בדיוק מתרחש מאחורי הקלעים של עסק מהסוג הזה.

" Wiser הוקמה ב-2015 אחרי שזיהינו מגמה של עלייה מתמשכת בביקוש לדירות זולות בתל אביב, רמת גן, ירושלים והסביבה", הוא נזכר. "עם הזמן החברה צמחה והתרחבה, עד שהגענו למצב שאנחנו מנהלים כחמישים דירות נופש, מה שמחייב להעסיק עובדים מיומנים ורציניים שינהלו את התהליך בכל שלב – מהשיווק והפרסום ועד להזנת ההזמנות בפועל, תקשורת עם לקוחות, בחינת הרווחיות של הדירות, טיפול בתקלות, גביית תשלומים הנהלת חשבונות ועוד".

את תמיר בשקין, מנכ"ל Adelante, שמסייעת לעסקים לפשט תהליכי עבודה ולהגדיל הכנסות, שי הכיר עוד בשירותו הצבאי. כשהשניים נפגשו בשירות המילואים, שי הבין שיש כאן הזדמנות לשיתוף פעולה מעניין. "תמיד זכרתי את תמיר כאדם מאוד מוכשר וכשנפגשנו שוב הבנתי שנוכל לשתף פעולה בצורה שתתרום לשנינו. אני מאוד מאמין באנשים והחלטתי לתת לו הזדמנות לראות איך הוא יכול לשפר את העסק שלי ולעזור לי להצמיח אותו אפילו יותר".

ל- Adelanteיש פילוסופיה די פשוטה – אם במהלך העבודה חוזרים על פעולה יותר מפעם אחת, אפשר להפוך אותה לאוטומטית ולחסוך זמן יקר ומשאבים. לאחר שבחברה ביצעו אפיון מדויק לתהליך העבודה ב-Wiser ולסדר היום של העובדים בה, הם גיבשו תוכנית עבודה שכללה כמה צעדים מרכזיים לשיפור ולייעול הפעילות:

סנכרון מלא בין אתרי ההזמנות – כידוע, דירות נופש בדרך כלל לא מוצגות רק באתר אחר, אלא מופיעות באתרים רבים כמו Booking.com, אקספידיה, Airbnb ועוד. כשאדם מזמין דירה באתר מסוים, היא חייבת להיחסם להזמנה באותם התאריכים באתרים אחרים באופן מידי. כדי לעשות זאת, בעבר ביצעו ב-Wiser את החסימות והעדכונים באופן ידני. כשהחברה מנהלת כ-50 דירות נופש, מדובר כמובן במשימה לא פשוטה. כיום בעזרת כלי ייעודי התהליך הזה מתבצע באופן אוטומטי ללא מעורבות של עובדי החברה.

תהליך הזמנה אוטומטי – כל לקוח שמשריין דירה דרך Wiser מקבל מייל שמברך אותו על ההזמנה ומציג פרטים חיוניים על הדירה, הצ'ק אין, ההגעה והחיוב. כיום ההודעה הזאת נשלחת באופן אוטומטי באמצעות תבנית מוכנה שבה מוזנים פרטי ההזמנה, הדירה, הלקוח, שעות הכניסה והעזיבה ועוד.

הצעת שירותים נוספים ללקוח – כמו חברות אחרות שמנהלות דירות נופש, Wiser יכולה להגדיל משמעותית את ההכנסות גם באמצעות הצעת שירותים נוספים לנופשים בישראל. ב-Adelante קידמו שיתוף פעולה של החברה עם גט טקסי, שבמסגרתו נשלח ללקוחות מייל אוטומטי כשבוע לפני ההגעה לדירה, שמציע להם להזמין מונית משדה התעופה.

הזמנת המונית מתבצעת בצורה דיגיטלית, כמו גם החיוב. הלקוח מקבל מייל עם פרטי הנהג והמונית והתהליך כולו מייצר לוויזר מנוע הכנסות נוסף שמתבצע ללא כל התערבות של עובדי החברה.

חיוב אוטומטי – כיום כשאדם מזמין דירה דרך Wiser, הוא מזין את פרטי האשראי והמערכת יודעת, על פי הנחיות ההזמנה, מתי לחייב אותו באופן אוטומטי, ללא מגע יד אדם. אם יש בעיה בחיוב, המערכת מציפה אותה למנהל שמטפל בעניין בצורה פרטנית מול הלקוח. אם החיוב עובר ללא שום בעיה, הלקוח מקבל חשבונית מס קבלה למייל ופרטי התשלום מעודכנים במערכת הנהלת החשבונות של החברה.

דו"ח רווחיות של הדירות – אחד ההיבטים החשובים ביותר בניהול דירות נופש הוא ניתוח הרווחיות של כל אחת מהן. כיום מערכת ייעודית בחברה אוספת נתונים על כל הדירות ושולחת בסוף החודש דו"ח שמראה כמה רווחית כל אחת מהן. הדו"ח תורם רבות לניהול נכון יותר של העסק וביצוע שיפורים בטיפול בדירות שאינן רווחיות בהשוואה לאחרות. בנוסף לכך, Wiser מקבלת דוחות יומיים של כל היבט חיוני בניהול החברה, אשר עוזר לו להישאר "עם היד על הדופק" ללא מאמץ.

חיסכון משמעותי בכוח אדם – בעבר פעלה ב-Wiser עובדת שהתעסקה במשך רוב שעות היום בהזנת נתונים, שליחת מיילים לאורחים, חיוב כרטיסי אשראי ומשימות רבות נוספות שהפכו כאמור לאוטומטיות בעקבות הליווי של Adelante. כיום כבר אין צורך בתפקיד כזה בחברה ונדרש רק להיעזר בעובד שינהל את שירות הלקוחות מול תיירים שמגיעים ברובם ממדינות זרות.

הדבר ביטל את הצורך להחזיק עובד בישראל ומאפשר ל-Wiser להיעזר בשירות לקוחות במיקור חוץ ממדינה זרה בעלות נמוכה בהרבה. כך גם העובד יכול להתמקד רק במתן שירות ותמיכה ללקוחות – בלי להתעסק במשימות טכניות ורפטטיביות שמסיחות את דעתו ומעכבות אותו.

התוצאה: הגדלה דרמטית של הכנסות החברה

אנשים חוששים לעיתים שהפיכת תהליכים בחברה לאוטומטיים עלולה לפגוע ביחס האישי שניתן ללקוחות ולהגדיל את הניכור שהם חשים בהתנהלות מול החברה. בפועל, שי מדגיש כי ההיפך הוא הנכון.

"כל תהליכי האוטומציה שהטמענו מתבצעים מאחורי הקלעים והתייר לא באמת רואה או מרגיש אותם. התיירים עדיין מרגישים שכל הזמן יש אדם שמלווה אותם ונמצא שם בשביל לענות על השאלות שלהם. יותר מזה, כל השינויים האלו עוזרים לנו להיות פנויים יותר כדי להתמקד במה שחשוב באמת במתן השירות", מסביר שי.

כל השינויים שבוצעו באחרונה בחברה שלו, הובילו לדבריו להגדלה דרמטית ומפתיעה של ההכנסות. "לפני שיצאנו לדרך, המחזור שלנו היה 1.8 מיליון שקלים בשנה. היום אנחנו כבר עומדים על 3.5 מיליון, כמעט פי שניים", הוא מדגיש. "פעם הרגשתי צורך להיות צמוד למחשב ותמיד להתעסק בהמון היבטים של ניהול החברה. היום אני מרגיש שתיאורטית אני יכול להיות בכל מקום בעולם ולנהל את הדירות בזכות התהליכים האוטומטיים האלו שמאפשרים לי הרבה יותר חופש ושקט נפשי".

שתף את המאמר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב telegram